Plan de contingencia - Servicio de información de vuelo por internet (IFIS) fuera de servicio


1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la coordinación y arreglos necesarios cuando el Servicio de Información de Vuelo por Internet (IFIS, por sus siglas en inglés) se encuentre fuera de servicio, para mitigar la pérdida de información y datos aeronáuticos relacionados con la presentación del plan de vuelo (FPL) y los mensajes ATS asociados con el mismo, información NOTAM y suministro de Información previa al vuelo (PIB) e información meteorológica.

2. GENERALIDADES

El servicio “IFIS” es un sitio web: http://www.ais.aviacioncivil.gob.ec/, está diseñado para que los usuarios aeronáuticos externos (tripulaciones de vuelo, pilotos, despachadores de vuelo, personal militar y policial, y de servicios públicos, etc.) que se encuentren registrados y de acuerdo al perfil asignado, puedan consultar: publicaciones aeronáuticas vigentes del Ecuador; crear, enviar y/o eliminar sus planes de vuelo y mensajes ATS asociados a los mismos (modificaciones, demoras, cancelaciones, etc.).
En este contexto la Gestión de información aeronáutica (AIM) en previsión de la posibilidad de que el servicio IFIS no esté disponible en el internet, ha desarrollado el presente “Plan de Contingencia – IFIS fuera de servicio”, para mitigar el impacto operacional que se pueda generar por ésta causa.
Para la correcta aplicación de este plan de contingencia y en caso de ser necesario las salas AIS de aeródromo deberían realizar las acciones necesarias para el establecimiento de Cartas de Acuerdo Operacionales con las Escuelas de Aviación, Compañías de Aviación, Explotadores de Aeronaves, Centros de Control de Operaciones, estableciendo los medios principales y alternos de comunicación.

3. ALCANCE

El presente plan de contingencia se aplica y será ejecutado por las salas AIS de aeródromo involucradas de los aeropuertos de Quito, Guayaquil, Latacunga, Manta, Coca, Shell, Baltra y personal en información aeronáutica y personal de los servicios de tránsito aéreo; a fin de mantener los márgenes de seguridad operacional en el área de su responsabilidad.

4. DOCUMENTACION DE REFERENCIA

AIP ECUADOR - ENR 1.10 Planificación de los vuelos

5. DEFINICIONES

Boletín de información previa al vuelo (PIB): Forma de presentar información NOTAM vigente, preparada antes del vuelo, que sea de importancia para las operaciones. Está disponible en las salas AIS de aeródromo.
Centro de control operacional (OCC): Es el cerebro de toda aerolínea que desde sus instalaciones, sus técnicos administran y coordinan todas las operaciones aéreas.
Formato portátil de documento (PDF): Es un formato de almacenamiento para documentos digitales independientes de plataformas de software o hardware.
Mensajes ATS: Mensajes distribuidos por la red de telecomunicaciones fijas aeronáuticas (AFTN) o por el sistema de tratamiento de mensajes aeronáutico (AMHS) de los servicios de ATS. Los mensajes ATS incluyen plan de vuelo (FPL) y sus mensajes asociados: modificación (CHG), demora (DLA) y cancelación (CNL).
Navegador web: Es un software, aplicación o programa que permite el acceso a la web, interpretando la información de distintos tipos de archivos y sitios web para que estos puedan ser vistos.
NOTAM: Aviso distribuido por medios de telecomunicaciones que contiene información relativa al establecimiento, condición o modificación de cualquier instalación aeronáutica, servicio, procedimiento o peligro, cuyo conocimiento oportuno es esencial para el personal encargado de las operaciones de vuelo.
Página web: Página electrónica o digital o un documento digital de carácter multimediático, es decir, capaz de incluir audio, video, texto y sus combinaciones, adaptado a los estándares de la red mundial (WWW) y a la que se puede acceder a través de un navegador web y una conexión activa a Internet.
Plan de contingencia: Plan preventivo, predictivo y reactivo que presenta una estructura estratégica y operativa que ayudará a controlar una situación de emergencia y a minimizar sus consecuencias negativas.
Plan de vuelo (FPL): Información especificada que, respecto a un vuelo proyectado o a parte de un vuelo de una aeronave, se somete a las dependencias de los servicios de tránsito aéreo.
Protocolo de transferencia de archivos: Es un protocolo de red para la transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red TCP (Protocolo de control de transmisión) basado en la arquitectura cliente-servidor. Desde un equipo cliente se puede conectar a un servidor para descargar archivos desde él o para enviarle archivos, independientemente del sistema operativo utilizado en cada equipo.
Red mundial de información (WWW): Sistema que funciona a través de Internet, por el cual se pueden transmitir diversos tipos de datos a través del Protocolo de transferencia de hipertextos o HTTP, que son los enlaces de la página web.
Sala AIS de aeródromo: Lugar en el aeródromo donde el operador AIS brinda asesoramiento y facilita información al momento de la presentación del FPL.
Servicio de información de vuelo por internet (IFIS): Portal web informativo de consulta del personal aeronáutico suscrito al servicio.
Sitio web: Portal o cibersitio, es una colección de páginas web relacionadas y comunes a un dominio de internet o subdominio en la red mundial de información dentro de internet.
Telecomunicaciones fijas aeronáuticas (AFTN): Es una red internacional de telecomunicaciones que se utiliza para intercambiar mensajes e información relacionada con tráfico aéreo.

6. ABREVIATURAS

AIM : Gestión de la información aeronáutica
ATS : Servicio de tránsito aéreo
ANAIS : Sistema de información aeronáutica automatizado
ACC : Centro de control de área
APP : Servicio de control de aproximación
EOBT : Hora prevista fuera de calzos
TWR : Torre de control de aeródromo

7. RESPONSABILIDADES

7.1 TRIPULACIONES DE VUELO Y DESPACHADORES DE VUELO
a) Revisar el presente plan de contingencia y la información NOTAM vigente.
7.2 DEPENDENCIAS DE LOS SERVICIOS DE INFORMACION AERONAUTICA
a) La Gestión AIM será responsable de la revisión, análisis y actualización correspondiente de este plan de contingencia.
b) El personal de información aeronáutica coordinará y tomará las acciones necesarias para la recepción, verificación, aprobación y gestión de los planes de vuelo correspondientes a su estación y procesar los mensajes ATS asociados, de acuerdo a lo establecido en el presente plan de contingencia.
c) Dar aviso de la situación de contingencia al responsable de la Gestión AIM nacional, operadores aéreos, controladores de tránsito aéreo (TWR, APP y ACC) y administrador del sistema ANAIS.
d) La oficina NOTAM internacional deberá aplicar lo establecido en el plan de contingencia de acuerdo al tráfico asignado.
e) Estarán atentos a cualquier cambio de la situación de contingencia.
7.3 CONTROLADORES DE TRANSITO AEREO
a) Aplicar lo establecido en el presente plan de contingencia para la recepción de los planes de vuelo y demás información relacionada a la seguridad operacional (NOTAM, mensajes ATS).

8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

8.1 TRIPULACION DE VUELO Y DESPACHADORES DE VUELO
a) En caso de que el sitio web IFIS se encuentre fuera de servicio, latencia o con problemas de conexión a internet, se activará el presente plan de contingencia.
b) El envío, recepción, o rechazo de los planes de vuelo se hará vía correo electrónico, de preferencia debe ser institucional o empresarial, por lo menos con 45 minutos de antelación, a la sala AIS de aeródromo asignada según el Anexo 1 de este documento.
c) Los mensajes asociados ATS como demoras, modificaciones o cancelaciones (DLA, CHG, CNL), también deberán ser enviados vía correo electrónico con al menos 20 minutos antes del EOBT. En caso de no ajustarse a los tiempos estipulados deberá cancelar el plan de vuelo y enviar uno nuevo.
d) En caso de requerir los NOTAM vigentes para la planificación de los vuelos, e información meteorológica, deberá enviar un correo electrónico con los aeródromos de su interés a la sala AIS correspondiente de acuerdo al Anexo 1.
e) El formulario de plan de vuelo debe ser enviado en formato PDF, para su aceptación.
f) Para el envío por correo electrónico del plan de vuelo, se deberá insertar en el ASUNTO una referencia con el siguiente formato: FPL REG/”alfanumérico (hasta 7 caracteres)” y DOF/aammdd.
Ejemplo: “ASUNTO: FPL HCCDX DOF/220624”.
g) El personal encargado de la transmisión del plan de vuelo deberá insertar al final del cuerpo del mensaje un número de contacto, de preferencia empresarial, al cual se podrán contactar para posteriores coordinaciones.
h) Si la tripulación de vuelo no cuenta con el formulario de Plan de Vuelo en blanco antes mencionado, deberá ser solicitado a las Salas de AIS de Aeródromo de su área de responsabilidad (Anexo 1) vía correo electrónico para su posterior llenado y transmisión.
i) Los operadores aéreos que dispongan de carta de acuerdo operacional con la Gestión AIM para la presentación directa del FPL vía AMHS podrá enviar los mensajes de FPL y asociados, omitiendo este plan de contingencia IFIS fuera de servicio.
8.2 SERVICIOS DE INFORMACION AERONAUTICA – SALAS AIS DE AERODROMO
a) En caso de que el sitio web IFIS se encuentre fuera de servicio, latencia o con problemas de conexión a internet, se activará el presente plan de contingencia.
b) El Supervisor AIS de turno se comunicará con las dependencias de tránsito aéreo en donde se presta el servicio, indicando la novedad e informará al responsable AIM Nacional la aplicación de contingencia.
c) Constatará que los correos electrónicos institucionales y correos no institucionales de respaldo estén operativos, es importante que los correos antes mencionados estén depurados y deberá revisar la bandeja de los correos no deseados.
d) Los operadores AIS deberán revisar todos los FPL dentro de su área de responsabilidad y aeropuertos asignados a las salas AIS de Aeródromo. (Anexo 1).
e) Una vez recibido el FPL el operador AIS procederá a verificar que el archivo adjunto en formato PDF, sea legible, que el FPL esté correctamente llenado en todas sus casillas y deberá estar atento a las modificaciones que pudieran suscitarse en la ruta convenida, para ello deberá verificar los NOTAM o solicitar un PIB al sistema ANAIS.
f) El operador AIS de turno una vez ingresado el plan de vuelo y previa revisión y aprobación, responderá al correo electrónico originador con el texto “PLAN DE VUELO ACEPTADO – “IDFPL” (DISTINTIVO DE LLAMADA)”, y adjuntará el PIB.
g) En caso de que FPL contenga errores, no sea aprobado y no sea aceptado, se responderá al originador señalando las razones y casillas del FPL por las cuales fue rechazado; y en el ASUNTO del email deberá escribir claramente “PLAN DE VUELO RECHAZADO”.
h) Para los casos de los mensajes ATS asociados: CHG, DLA y CNL, se dará respuesta vía email con el texto según corresponda.
Ejemplo: DLA ACEPTADA
i) No se aceptará ningún otro formato de FPL que no sea PDF como correo adjunto.
j) Las salas AIS podrán distribuir el presente plan de contingencia a: Escuelas de Aviación, Compañías de Aviación, Explotadores de Aeronaves, Centros de Control de Operaciones, a fin de establecer los acuerdos necesarios para su aplicación.
8.3 CONTROLADORES DE TRANSITO AEREO
a) Una vez activado el presente plan de contingencia, el personal de ATC que disponga de sistemas automatizados, para los casos que el FPL sea presentado a través de frecuencia ATS, deberá ingresar los AFIL de manera manual al sistema INDRA con copia a la dirección telegráfica ARO/AIS de su estación.
b) Para los aeródromos donde no se disponga de salas AIS de aeródromo, se lo realizará de acuerdo al área de responsabilidad asignada del Anexo 1.



CONTINGENCY PLAN

INTERNET FLIGHT INFORMATION SERVICE (IFIS)

OUT OF SERVICE


1. PURPOSE

Establish the coordination guidelines and necessary arrangements when the Internet Flight Information Service (IFIS) is out of service in order to mitigate the loss of aeronautical information and data related to the filing of the flight plan (FPL), the management of ATS messages associated with it, the NOTAM information, the provision of pre-flight information (PIB), and the provision of meteorological information.

2. GENERAL

The "IFIS" service is a web site: http://www.ais.aviacioncivil.gob.ec/, it is designed so that external aeronautical users (flight crews, pilots, flight dispatchers, military and police personnel, and public services, etc.) that are registered and according to the assigned profile, can consult: current aeronautical publications of Ecuador; create, send and/or delete your flight plans and the ATS messages associated with them (modifications, delays, cancellations, etc.).
In this context, the Aeronautical information management (AIM) faced with the possibility that the IFIS service is not available on the internet, has developed this "Contingency Plan - IFIS out of service", to mitigate the operational impact that may be generated for this reason.
For the correct application of this contingency plan and if necessary, the aerodrome AIS offices should carry out the necessary actions to establish Operational Letters of Agreement with the Aviation Schools, Aviation Companies, Aircraft Operators, Operations Control Centers, establishing the main and alternate means of communication.

3. SCOPE

This contingency plan will be applied by the AIS aerodrome offices involved in the airports of Quito, Guayaquil, Latacunga, Manta, Coca, Shell, Baltra and aeronautical information personnel and air traffic services personnel; in order to maintain safety margins in the scope of their duties.

4. REFERENCE DOCUMENTATION

AIP ECUADOR - ENR 1.10 Planificación de los vuelos

5. DEFINITIONS

Aerodrome AIS office: Place in the aerodrome where the AIS operator provides advice and provides information at the time of the presentation of the FPL.
Aeronautical fixed telecommunications (AFTN): It is an international telecommunications network used to exchange messages and information related to air traffic.
ATS messages: Messages distributed by the aeronautical fixed telecommunications network (AFTN) or services message handling system (AMHS) of the ATS services. ATS messages include flight plan (FPL) and its associated messages: modification (CHG), delay (DLA) and cancellation (CNL).
Contingency plan: Preventive, predictive and reactive plan that presents a strategic and operational structure that will help control an emergency situation and minimize its negative consequences.
File transfer protocol: It is a network protocol for transferring files between systems connected to a TCP (Transmission control protocol) network, based on client-server architecture. From a client computer you can connect to a server to download files from it or to send files to it, regardless of the operating system used on each computer.
Flight plan (FPL): Specified information provided to air traffic services units, relative to an intended flight or portion of a flight of an aircraft.
Internet flight information service (IFIS): Informative web portal for consulting of aeronautical personnel subscribed to the service.
NOTAM: Notice distributed by means of telecommunication containing information concerning the establishment, conditions or change in any aeronautical facility, service, procedure or hazard, the timely knowledge of which is essential to personnel concerned with flight operations.
Operational control center (OCC): It is the brain of every airline that from its facilities, its technicians manage and coordinate all air operations.
Pre-flight information bulletin (PIB): A presentation of current NOTAM information of operational significance, prepared prior to flight. It is available in the aerodrome AIS offices.
Portable document format (PDF): It is a storage format for digital documents independent of software or hardware platforms.
Web navigator: It is a software, application or program that allows access to the web, interpreting the information of different types of files and websites so that they can be seen.
Web page: Electronic or digital page or a digital document of a multimedia nature, that is, capable of including audio, video, text and their combinations, adapted to the standards of the World Wide Web (WWW) and which can be accessed through a web browser and an active Internet connection.
Website: Portal or cybersite, is a collection of web pages related and common to an Internet domain or subdomain on the World Wide Web within the Internet.
World Wide Web (WWW): System that works through the Internet, through which various types of data can be transmitted through the Hypertext transfer protocol or HTTP, which are the links of the web page.

6. ABBREVIATIONS

AIM : Aeronautical information management
ATS : Air traffic services
ANAIS : Aeronautical automated information system
ACC : Area control center
APP : Approach control service
EOBT : Estimated off-block time
TWR : Aerodrome control tower

7. RESPONSIBILITIES

7.1 FLIGHT CREWS AND FLIGHT DISPATCHERS
a) Review this contingency plan and current NOTAM information.
7.2 UNITS OF THE AERONAUTICAL INFORMATION SERVICES
a) The AIM Management will be responsible for the corresponding review, analysis and updating of this contingency plan.
b) The aeronautical information staff will coordinate and take the necessary actions for the reception, verification, approval and management of the flight plans corresponding to their station and to process the associated ATS messages, in accordance with the provisions of this contingency plan.
c) Give notice of the contingency situation to the manager of national AIM Management, air operators, air traffic controllers (TWR, APP and ACC) and the ANAIS system administrator.
d) The international NOTAM office must apply the provisions of the contingency plan according to the assigned traffic.
e) They will be attentive to any change in the contingency situation.
7.3 AIR TRAFFIC CONTROLLERS
a) Apply the provisions of this contingency plan for the reception of flight plans and other information related to operational safety (NOTAM, ATS messages).

8. DESCRIPTION OF ACTIVITIES

8.1 FLIGHT CREW AND FLIGHT DISPATCHERS
a) In the event that the IFIS website is out of service, latency or has internet connection problems, this contingency plan will be activated.
b) Sending, receiving, or rejecting the flight plans will be done via email, preferably institutional or business, at least 45 minutes in advance, to the assigned aerodrome AIS office according to Appendix 1 of this document.
c) ATS associated messages such as delays, modifications or cancellations (DLA, CHG, CNL), must also be sent via email at least 20 minutes before the EOBT. In case of not adjusting to the stipulated times, you must cancel the flight plan and send a new one.
d) If you require the current NOTAM for flight planning, and meteorological information, you must send an email with the aerodromes of your interest to the corresponding AIS office according to Appendix 1.
e) The flight plan form must be sent in PDF format, for acceptance.
f) To send the flight plan by email, a reference must be inserted in the SUBJECT with the following format: FPL REG/”alphanumeric (up to 7 characters)” and DOF/yymmdd.
Example: “SUBJECT: FPL HCCDX DOF/220624”.
g) The personnel in charge of transmitting the Flight Plan must insert a contact number at the end of the body of the message, preferably business, which can be contacted for further coordination.
h) If the flight crew does not have the aforementioned blank Flight Plan form, it must be requested from the Aerodrome AIS Rooms in their area of responsibility (Annex 1) via email for subsequent completion and transmission.
i) Air operators that have a letter of operational agreement with the AIM Management for the direct presentation of the FPL via AMHS may send the FPL and associated messages, omitting this IFIS contingency plan out of service.
8.2 AERONAUTICAL INFORMATION SERVICES – AERODROME AIS OFFICES
a) In the event that the IFIS website is out of service, latency or has internetconnection problems, this contingency plan will be activated.
b) The AIS Supervisor on duty will communicate with the air traffic units where the service is provided, indicating the novelty and will inform the National AIM manager of the contingency application.
c) You will verify that the institutional emails and non-institutional backup emails are operational, it is important that the aforementioned emails are purged and you should check the spam tray.
d) AIS operators must review all FPLs within their area of responsibility and airports assigned to the AIS aerodrome offices. (Appendix 1).
e) Once the FPL has been received, the AIS operator will proceed to verify that the attached file in PDF format is legible, that the FPL is correctly filled in all its boxes and must be attentive to the modifications that may arise in the agreed route, for this it must verify the NOTAM or request a PIB from the ANAIS system.
f) The AIS operator on duty, once the flight plan has been entered and after review and approval, will reply to the originating email with the text “FLIGHT PLAN ACCEPTED – “IDFPL” (CALL SIGN)”, and will attach the PIB.
g) In the event that the FPL contains errors, is not approved and is not accepted, the originator will be answered indicating the reasons and boxes of the FPL for which it was rejected; and in the SUBJECT of the email you must clearly write "FLIGHT PLAN REJECTED".
h) For the cases of the associated ATS messages: CHG, DLA and CNL, a response will be given via email with the corresponding text.
Example: DLA ACCEPTED
i) Any other FPL format other than PDF will not be accepted as an email attachment.
j) The AIS offices may distribute this contingency plan to: Aviation Schools, Aviation Companies, Aircraft Operators, Operations Control Centers, in order to establish the necessary agreements for its application.
8.3 AIR TRAFFIC CONTROLLERS
a) Once this contingency plan has been activated, the ATC personnel who have automated systems, in cases where the FPL is presented through ATS frequency, must enter the AFIL manually into the INDRA system with a copy to the address ARO/AIS telegraph from your station.
b) For aerodromes where there are no aerodrome AIS offices, it will be carried out in accordance with the assigned area of responsibility in Appendix 1.